Blog GED em Projetos de Engenharia

Como todo investimento de longo prazo, a construção de usinas hidrelétricas (UHEs) demanda um controle rigoroso de cada etapa para garantir a qualidade na entrega final do projeto. Os gastos com a manutenção desse tipo de projeto são reduzidos. Por outro lado, o custo de desenvolvimento é alto.

A automatização e o monitoramento efetivo dos processos geram um retorno significativo em termos de redução de custos e aumento da produtividade. Adotar ferramentas para gerenciar a documentação desses empreendimentos é uma forma de garantir que tudo que está sendo construído passou por um rigoroso processo de análise e que a equipe está trabalhando com a última versão do documento.

Foi justamente a necessidade de ter o controle completo do projeto e reduzir os erros das operações que incentivou a empresa CSE Energia a adotar o software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) KeepControl.

O projeto

A CSE Energia é responsável pela administração, operação e manutenção da UHE Três Irmãos. Localizada no município de Andradina, no estado de São Paulo, a usina possui cinco unidades geradoras e capacidade instalada de 807,5 MW.

Foi para reestruturar o quinto gerador de energia que a empresa iniciou o projeto UG05 – UHE Três Irmãos. Logo nas fases iniciais, o engenheiro eletricista – responsável pela Engenharia do Proprietário – Jaime de Pádua Ferreira percebeu a necessidade de tornar mais eficaz a gestão dos documentos, que até então era feita por meio de planilhas Excel.

“Pela minha experiência na gestão de outros projetos, sabia que seria muito trabalhoso gerenciar a documentação utilizando somente planilhas, sendo que, sem um software GED, muita coisa poderia passar despercebida”, avalia o engenheiro.

O desafio

A troca de documentos do projeto UG05 – UHE Três Irmãos ocorre entre três escritórios: Andritz Hydro (fornecedor eletromecânico), CSE Energia (Engenharia do Proprietário) e Tijoá (cliente).

Como tempo é o principal gargalo na operação de uma empresa projetista ou fornecedora de equipamentos, é essencial otimizar os processos de análise, revisão e emissão dos documentos para garantir a entrega da obra dentro do cronograma.

Abandonar a gestão em planilhas foi o primeiro passo para dar mais eficiência no gerenciamento das informações do projeto. O que só seria possível com a adoção de um sistema GED capaz de automatizar processos de um projeto com foco em soluções eletromecânicas.

A solução

Uma vez identificada a necessidade de centralizar e ter mais controle na gestão de documentos, os gestores do projeto optaram pelo KeepControl por considerar que, de todos os sistemas, é o que melhor atende às exigências do projeto.

Os analistas encarregados pelo desenvolvimento do sistema estudaram o workflow do empreendimento e definiram, com o apoio da CSE Energia, quais os parâmetros deveriam ser implementados no sistema para dar agilidade e centralizar o fluxo de trabalho das empresas envolvidas no projeto.

Além de implementar o fluxograma, os especialistas da Netprecision adaptaram a norma de codificação para que a tramitação de documentos fosse rápida e eficaz, sem processos redundantes.

Resultados alcançados

Além de garantir agilidade e a segurança na troca de documentos, o GED KeepControl possibilitou o controle total do projeto por meio de mecanismos de rastreabilidade da documentação.

“A reformulação da quinta unidade geradora da UHE Três Irmãos, com a garantia de controle do GED KeepControl foi fundamental para o processo de tramitação dos documentos do projeto. Além de atender todas as demandas, o suporte dado aos usuários, após a implementação do sistema, foi um diferencial para o trabalho de toda a equipe” – Jaime de Pádua Ferreira engenheiro eletricista e gerente de projeto CSE Energia.