Blog GED em Projetos de Engenharia

Usinas hidrelétricas (UHEs) são uma das principais fontes energéticas do País. Por se tratar de um projeto complexo e de longa duração, há uma série de desafios enfrentados pela empresa contratada para administrar a obra. No Brasil, há dificuldade em encontrar fornecedores e o número de empresas que desenvolvem projetos básico e executivo é reduzido. O mesmo problema é enfrentado na gestão de parques eólicos e termelétricas (UTEs).

Um exemplo real de projeto que confirma este cenário é a construção de uma das maiores usinas termoelétricas do País, a UTE Pampa Sul. Neste empreendimento, a ENGIE Brasil Engenharia estabeleceu parcerias com fornecedores da China, Alemanha e Estados Unidos.

De acordo com o gerente de engenharia da empresa Dagobert Brandes Junior, o fornecimento de equipamentos de outros países com preços mais competitivos reduz de forma significativa os custos das operações, mas torna ainda mais importante a adoção de ferramentas de gestão e controle da documentação.

Entenda como a gestão de documentos impacta projetos de engenharia de alta complexidade

No setor de engenharia, planejamento é um fator crucial. Quando se parte de um projeto básico e executivo deficiente, com falta de informações ou dados equivocados, os custos gerados na etapa de execução são muito maiores do que foi planejado.

Faz parte do planejamento, que corresponde à primeira etapa do ciclo PDCA, decidir quais métodos serão utilizados para gerenciar a documentação do projeto. Esse controle pode ser feito por meio de planilhas Excel e FTP, por exemplo.

Mas projetos de grande porte exigem ferramentas mais robustas, soluções que garantam segurança na troca de documentos e estruturem os dados do projeto a fim de munir os gestores com informações que auxiliem no processo de decisão.

A seguir, elencamos 3 fatores cruciais de um projeto de engenharia (gestão dos stakeholders, gestão do tempo e de custos, gestão da comunicação) que estão associados a uma gestão eficiente da documentação.

Gestão dos stakeholders

Governo local, investidores, cliente, fornecedores. Quanto maior o projeto, mais atores são impactados pelo sucesso ou fracasso do empreendimento. As empresas diretamente envolvidas na entrega da obra sofrem pressões de todos os lados para fazer mais com menos recursos.

A necessidade de reportar as partes interessadas sobre o andamento do empreendimento é ainda maior em projetos de longo prazo. Estabelecer um bom relacionamento com os profissionais que exercem algum controle sobre o projeto é parte da gestão estratégica.

O consultor em gestão de projetos Eli Rodrigues ressalta em um artigo a importância de manter os stakeholders informados sobre o andamento do projeto. Segundo ele, “a falta ou excesso de informações pode gerar ansiedade, desconfiança, resistência e, em última análise, prejudicar o projeto”.

A partir do controle do trâmite da documentação, é possível extrair informações pertinentes sobre a evolução do empreendimento. Dependendo das funcionalidades do sistema GED utilizado, é possível apresentar a evolução da Curva “S” (Previsto x Realizado), identificar os gargalos das operações e monitorar a eficiência de cada escritório contratado.

Gestão de tempo e de custos

O atraso em obras de grande porte gera um impacto significativo na lucratividade do empreendimento. Como se trata de projetos com contratos rigorosos, o não cumprimento de prazos pode gerar multas elevadas. Em alguns casos, a empresa responsável pela entrega tem de arcar com as despesas. Multas aplicadas por agências reguladoras, como a ANEEL, podem gerar perdas significativas.

A falha em entregar o projeto em tempo hábil irá impactar a imagem da empresa, que terá dificuldade em obter contratos no futuro, principalmente se algum concorrente demonstrar que pode entregar projetos com mais rapidez e eficácia.

Em 2014, um levantamento realizado pelo Tribunal de Contas da União (TCU) constatou que cerca de 80% das usinas hidrelétricas em construção no País estavam atrasadas. A equipe responsável pelo estudo constatou que R$ 8 bilhões gastos entre 2009 e 2013 poderiam ter sido evitados.

Esta não é uma realidade apenas do Brasil. Um projeto de uma UHE que ficou conhecido pelo aumento exponencial de custos e atrasos foi a usina construída em Uganda, o Bujagali Hydropower Project”. O custo do projeto que era de $580 milhões de dólares passou para $ 902 milhões, um aumento que representa $ 3,6 milhões dólares por MW.

Há uma série de fatores macroeconômicos e ambientais que geram atrasos e, muitas vezes, estão fora do controle dos gestores. A situação econômica do país e a criação de leis ambientais mais rigorosas são alguns exemplos. Há, no entanto, uma série questões relacionadas aos processos internos e externos que vão aumentar a eficiência do projeto e estão ao alcance dos gestores.

A automatização de processos é uma das principais formas de aumentar a eficiência em projetos de engenharia. A partir de um fluxo pré-estabelecido, é possível definir prazos e criar novas tarefas de forma automática, reduzindo a necessidade de trabalhos manuais.

Toda tramitação de documentos de um projeto de engenharia pode ser automatizada por meio de um software GED – o que resulta em mais agilidade e eficiência nos processos de análise, revisão e emissão de documentos. Imagine um projeto do porte da Usina Hidrelétrica de Jirau na qual mais 307 mil documentos foram tramitados ao longo do projeto. Não dá para imaginar como seria o gerenciamento de todos estes dados um sistema que, além de automatizar, dê garantias de segurança e controle aos gestores do projeto.

Gestão da comunicação

Projetos de grande porte, como é o caso de usinas UHEs e UTEs, são denominas de programa pelo guia PMBOK. Um programa é dividido em diversos subprojetos. Cada um destes subprojetos possui um gerente de projeto que se reporta ao gestor do programa.

Cabe ao gerente do programa conectar todas as partes e estabelecer um processo de comunicação eficiente. Devido à complexidade técnica inerente a projetos de grande porte do setor, a comunicação é um fator crucial.

Dados divulgados em um relatório da PMI’s Pulse of the Profession mostram que a comunicação eficaz é a chave de projetos bem-sucedidos. Um dos pontos fundamentais para viabilizar a comunicação é assegurar que todos os interessados têm acesso às informações do projeto.

Em projetos de engenharia, a troca de informações é sinônimo de troca de documentos. Disponibilizar de um sistema que garanta eficiência no fluxo da informação, é fundamental para garantir a eficiência do trabalho em equipe, o monitoramento da evolução do projeto e a conexão entre todos os escritórios envolvidos no empreendimento.