Ciclo PDCA em Projetos de Engenharia

Além de conhecimento técnico na área de atuação, projetos de engenharia de alta complexidade necessitam da aplicação de conceitos gerenciais. Uma das ferramentas mais difundidas entre os gestores que buscam uma melhoria contínua de seus processos é o ciclo PDCA.

Também conhecido como ciclo de Deming, a sigla refere-se às etapas: “Plan-Do-Check-Act” (Planejar, fazer, checar e agir). O método foi criado pelo engenheiro Walter Shewhart na década de 1920 e difundido por Edwards Deming.

O PDCA é um ciclo em que as ações de planejamento, de execução e de análise são aplicadas de forma contínua ao longo de todo projeto. A ideia é que os gestores possam manter os processos que estão dando resultado e apresentar melhorias para a próxima etapa.

O PDCA é amplamente aplicado na área de gestão de projetos. Além de ser uma forma de otimizar processos, é o método mais eficiente de gerar conhecimento ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Neste artigo, vamos falar sobre a importância de implementar este plano de ação e os aprendizados que este processo vai gerar ao longo de todo o empreendimento.

Como aplicar o ciclo PDCA em projetos de engenharia

Planejamento (Plan)

Esta etapa envolve a identificação e a análise do problema. O planejamento é uma etapa constantemente subestimada em projetos de engenharia. Esse não é um padrão apenas de projetos de pequeno e médio porte. Não é incomum que projetos de alta complexidade apresentem problemas de execução que poderiam ser identificados nesta fase.

Investir tempo na etapa de planejamento pode parecer pouco produtivo para os profissionais que estão acostumados a passar a maior parte do tempo num canteiro de obras, mas é fundamental para evitar falhas nas etapas posteriores.

Nesta etapa, as metas são estabelecidas e define-se um plano de ação eficiente. Durante o planejamento, o gestor define todas as atividades necessárias para alcançar os objetivos traçados. Para empresas que já atuaram em projetos semelhantes, ter acesso a dados estruturados que apresentem as lacunas em relação aos processos, é de suma importância para identificar as causas das eventuais falhas e não repeti-las no novo empreendimento.

Há algumas ferramentas que podem ser usadas durante o planejamento, como o “Drill-down”. O conceito está relacionado a uma visão mais detalhada do processo de análise. A indicação é que problemas complexos sejam quebrados em partes menores. O Diagrama de Causa e Efeito é outra ferramenta bastante usada nesta etapa.

Fazer, executar (Do)

Desenvolver e testar uma potencial solução para o problema. Das quatro fases do ciclo PDCA, esta é a mais aplicada em projetos de engenharia. A engenharia forma profissionais capacitados a solucionar problemas e a lidar com questões técnicas.

Ainda assim, alguns engenheiros acabam negligenciando o desenvolvimento de um protótipo de testes – imprescindível para validar as hipóteses levantadas no primeira etapa do ciclo.

Como esta é uma fase de testes, os engenheiros devem implementar um projeto piloto em menor escala para só depois (na fase 4) aplicar a solução final. Esta é uma fase de observação e exige a coleta de dados que apresentem o desempenho do processo. Caso ocorra algum erro nesta etapa, é preciso voltar para o planejamento.

Checar, verificar (Check)

Qual foi a última vez que você olhou para as entregas realizadas ao longo do projeto e implementou algum tipo de verificação a respeito da qualidade, custo real ou aceitabilidade baseado em critérios previamente definidos? Para cada entrega realizada, deve haver um procedimento de checagem.

É na etapa de checagem que os gestores vão comparar os resultados obtidos da etapa anterior com o que era esperado. A partir daí, é possível fornecer parâmetros para realizar as alterações necessárias.

Esta etapa demanda avaliação e monitoramento constantes. Os gestores precisam de ferramentas que possam fornecer relatórios pertinentes à área de atuação. É durante a checagem que se descobre se o planejamento realmente funcionou ou se precisa ser revisado. Cada atividade definida pelo plano de ação deve ser monitorada a fim de diminuir gargalos da operação e adotar melhorias.

Agir (Act)

Uma vez que a potencial solução foi desenvolvida e checada, chega a fase da implementação. Como o PDCA é um processo de melhoria contínua, inicia-se um novo ciclo em busca de novas melhorias.

Nesta etapa, criam-se os padrões a serem implementados. A intenção aqui é corrigir o máximo possível as falhas e aprimorar os processos da empresa.

PDCA X PDSA

Se você já estudou mais a fundo a aplicação do ciclo PDCA, provavelmente já se deparou com a sigla PDSA. Criado por W. Edwards Deming, o método é uma evolução do termo que o originou, o PDCA. O que mudou da segunda sigla em relação à primeira foi apenas uma letra. O “c” de check (checar/verificar) deu lugar ao “s” referente ao verbo study (estudar).

O que pode parecer uma simples mudança semântica tem um significado bastante prático. A partir do momento em que se reconhece a importância de analisar os processos com o intuito de desenvolver um aprendizado e gerar um novo conhecimento, cria-se também a necessidade de otimizar o acesso aos dados que irão viabilizar esse estudo. Só assim é possível ter uma visão mais abrangente do projeto.

Tanto o PDCA quanto o PDSA visam uma melhoria contínua dos processos. A mudança na sigla veio a partir da percepção de Deming de que a última fase do ciclo precisava de mais atenção. Afinal, o estudo constante dos processo é o que vai gerar conhecimento que poderá ser aplicado nas etapas seguintes ou em novos projetos.