Blog GED em Projetos de Engenharia

Projetos que não seguem o escopo, atrasos na entrega e obras que excedem o orçamento previsto: três situações recorrentes em projetos de engenharia. Antes mesmo de iniciar o empreendimento, os engenheiros já esperam ter de adiar a conclusão de etapas importantes.

Apesar de ser um fato comumente aceito pelo mercado, essa perspectiva não é nada positiva paras as empresas. Como ressaltam os autores do livro “Reasons for Delay in Civil Engineering Projects – the Case of Hong Kong” (As razões do atraso em projetos de engenharia – o caso de Hong Kong), identificar os fatores que causam atrasos e optar por ferramentas que fomentem a colaboração entre os profissionais são duas ações importantes para os gestores que pretendem aumentar a eficiência e a produtividade de sua equipe.

A seguir, apresentamos três fatores diretamente associados à falta de efetividade em projetos de engenharia.

Fatores que diminuem a eficiência da equipe de projetos

1. Interromper as atividades constantemente

O gestor de projetos muitas vezes é visto como um profissional que dá conta de inúmeras demandas ao mesmo tempo. Mas será que ter tantas atribuições em um curto espaço de tempo é sinônimo de eficiência? Ao contrário do que diz o senso comum, essa é a receita para o desastre. Pelo menos é o que afirma o especialista em gestão Dave Crewnshaw.

Em seu livro “The Myth of Multitasking: How “Doing It All” Gets Nothing Done” (O mito do multitarefa, como fazer tudo sem terminar nada), o autor demostra por meio de diversas pesquisas que o acúmulo de demanda gera estresse e diminui de forma acentuada a produtividade. O resultado dessa combinação é a perda de foco e a dificuldade em terminar as tarefas iniciadas.

Inúmeros estudos acadêmicos demonstram que a rotina de um profissional “multitasking” está diretamente associada à falta de eficiência. Pesquisadores da Universidade de Stanford, na California, foram além ao afirmar que criar uma rotina com excesso de demanda pode, inclusive, prejudicar as atividades cerebrais com o passar dos anos.

Segundo Sanjeev Gupta, CEO da empresa Realization Technologies, um engenheiro tem, em média, 12 itens em aberto por resolver. Esse profissional será interrompido enquanto resolve 60% dessas tarefas. Esse vai e vem de atividades inacabadas resulta num aumento de 40% do tempo que seria gasto para resolver tais pendências caso não houvesse interrupções.

Ainda de acordo com Gupta, esses gestores acabam atrasando o trabalho de toda a equipe, uma vez que decisões simples podem levar dias. O que, segundo o autor, cria uma escala de atrasos e de tarefas incompletas e, consequentemente, uma queda no foco e na qualidade do trabalho.

2. Não definir o que é urgente

Esta é outra consequência direta do excesso de atividades. A dificuldade em estabelecer níveis de prioridade para as ações pode se tornar uma armadilha no longo prazo. Quando todas as demandas são tidas como urgentes e parecem ter o mesmo grau de importância, é hora de parar e refletir sobre os processos internos e externos.

Ao estabelecer um fluxo de dados e informações que funcione de forma eficaz, é possível criar regras claras sobre o nível de prioridade das atividades. Por isso, a adoção de softwares de gestão deixou de ser um diferencial para se tornar uma prioridade entre os gestores. Principalmente em se tratando de projetos de engenharia cuja demanda e troca de dados é significativa o bastante para prejudicar o andamento do empreendimento.

Mas tão importante quanto estabelecer as prioridades de um projeto é comunicar toda a equipe sobre a matriz de responsabilidades e de hierarquias das atividades de forma clara. Nesses casos, a orientação é buscar um software que tenha sido projetado com o intuito de atender um nicho específico.

3. Deixar a comunicação em segundo plano

O relatório divulgado pela Project Management Institute (PMI) revelou que a comunicação efetiva entre os stakeholders é um dos fatores cruciais para o sucesso na gestão de projetos. A pesquisa apresenta a comunicação com um elemento-chave que deve ser aplicado de forma efetiva em todo o ciclo de vida do projeto.

Apesar da importância do tema, muitas vezes esta área é negligenciada pelos engenheiros. Uma das explicações para esse comportamento está na alta complexidade inerente aos empreendimentos do setor.

Em alguns projetos, os membros de uma equipe são alocados para trabalhar juntos pela primeira vez. As diferenças entre os profissionais podem ser as mais diversas, tais como cultural, geográfica e organizacional. Podem existir ainda níveis distintos de instrução e de idade.

A despeito das diferenças, é importante garantir que todos os profissionais envolvidos no processo tenham a noção de quais são as expectativas de entrega tanto em termos de custo quanto de tempo. Esse fluxo de informações e de troca de dados é viabilizado pelo gerente de projetos.

Todas as ações do gestor são baseadas na qualidade e precisão da informação que estão a sua disposição. Por isso a importância em disponibilizar um sistema que mantenha o status do projeto atualizado com todos os dados relevantes e que apresente relatórios consistentes.