Gestão ou controle? Saiba como mensurar tudo em seu projeto

Este é o nosso terceiro conteúdo que aborda o tópico Indicadores de Desempenho (KPIs) em projetos de engenharia. Dessa vez, vamos focar no uso de KPIs voltados a gestão de documentos em grandes obras.

No ramo da engenharia, a documentação é um dos principais pilares dos projetos. Apesar de muitos sistemas apresentarem funcionalidades relacionadas ao controle da informação, poucos efetivamente funcionam como uma ferramenta por meio da qual é possível extrair resultados práticos.

Não é por acaso que termos como GED e ECM ganharam tanta força nos últimos anos. Muitos gestores, entretanto, ainda ficam perdidos no meio de tantas siglas. De maneira geral, todos os sistemas disponíveis servem para armazenar arquivos, algumas vezes atrelando os documentos a workflows previamente definidos.

Para os usuários que pretendem enviar um documento a outro usuário ou salvaguardar seus documentos em um local seguro e organizado, esses sistemas são eficazes.

Já os profissionais que querem ir além e ter acesso a indicadores que permitam estabelecer um processo de análise, otimizar o fluxo de informações e identificar hiatos na produção precisam de soluções mais completas. Só assim é possível reduzir custos, alcançar uma melhoria contínua na qualidade do produto final e, como resultado, criar um diferencial diante da concorrência.

Se existe um fluxo de informação, um fluxo de documentos, existe uma maneira de aplicar estes indicadores.

Um caso clássico do uso de indicadores na gestão de documentos de projetos de engenharia

Existem vários processos nos mais diversos projetos de engenharia. Por isso é tão importante adotar um software que se adapte à realidade de cada organização. Mas para exemplificar a aplicabilidade dos indicadores, vamos utilizar um exemplo clássico do setor.

Em projetos de engenharia, os desenhos geralmente são feitos por um projetista, neste caso, o “emissor”. Posteriormente, esses desenhos são encaminhados a outro escritório para análise e validação, aqui designado de “analista”.

Uma vez analisados, os desenhos voltam ao escritório emissor para que as modificações solicitadas pelo analista sejam incorporadas a nova revisão do desenho. E aí é a vez do analista receber o material novamente para realizar uma nova análise. Este processo é cíclico, e acontece até a aprovação completa do desenho.

Nesta simples troca do exemplo citado é possível extrair diversos indicadores. Neste artigo vamos nos ater a apenas um específico: o indicador criado a partir da quantidade de vezes que este desenho é emitido pelo emissor e analisado pelo analista. Ao cruzar esses dados, chegamos a uma média.

Os anos de práticas acompanhando o gerenciamento de projetos nos mostram que a média deste ciclo deve ficar entre 1,8 e 2 vezes. Acima desse valor, um sinal vermelho é acionado. Nestes casos, recomenda-se que os gestores procurem a causa que está levando a tantas revisões.

Quando estas médias estiverem elevadas, a orientação é de que os gestores procurem a causa que está levando a tantas revisões. Quanto maior a média, mais erros há neste processo. Cabe ao líder do projeto identificar se o erro está no processo de análise ou se o desenho está incorreto.

Você pode estar se perguntando: por que eu devo me preocupar com a quantidade vezes que um documento é emitido e analisado? A resposta é bastante simples: a quantidade de homem-hora. A cada emissão de uma nova revisão, uma quantidade de homem-hora foi necessária para produzir o desenho. O mesmo ocorre com cada processo de análise refeito.

Se o documento é emitido muitas vezes e, consequentemente, analisado demasiadamente, existe grande possibilidade de a quantidade de homem-hora destinada a esta atividade de emissão e análise seja ultrapassada, gerando gastos adicionais.

Com este simples indicador, é possível acompanhar a evolução deste processo, fornecer um importante subsídio para correção de problemas ou ainda otimizar cada etapa do empreendimento.