Blog GED em Projetos de Engenharia

A neurociência e as novas tecnologias capazes de ler as reações do nosso cérebro estão revolucionando diversos setores da sociedade. Com os processos de gestão empresarial não é diferente. As descobertas iniciaram mudanças significativas no processo de desenvolvimento de novas ferramentas de gestão de projetos.

Dezenas de folhas de relatórios minuciosos de planejamento deram lugar a cartolinas e “post its”. A explicação para as novas técnicas de gestão surgidas nos últimos anos está na comprovação científica de que, para o nosso cérebro, é mais fácil pensar e planejar visualmente.

As descobertas científicas comprovam que a nossa capacidade de processamento visual é muito maior que a verbal. Páginas com descrições longas e burocráticas sobre os resultados alcançados durante um projeto deram lugar a tabelas e gráficos. Tudo isso apresentado de forma dinâmica e em uma única página.

O acesso rápido aos dados do projeto dá agilidade aos gestores

Agilidade na solução de problemas, aptidão para liderar e comunicar de forma eficiente estão entre as principais habilidades requeridas ao engenheiro no papel de gerente de projetos. A capacidade de identificar causas e apontar soluções para os problemas é uma constante entre aqueles que ocupam cargos de gestão em projetos de engenharia.

Por isso, a análise gráfica é tão importante. Disponibilizar dados de forma estruturada por meio de dashboards e gráficos intuitivos e de fácil interpretação é uma das funcionalidades mais importantes dos softwares de gestão voltados ao setor de engenharia.

A análise gráfica do projeto permite:

• Realizar um processamento rápido e intuitivo dos dados.
• Acelerar a tomada de decisão.
• Simplificar o processo de comunicação.
• Ter uma visão holística do empreendimento.
• Engajar as partes interessadas (stakeholders).
• Traduzir os dados do projeto por meio de informações estruturadas.

Um olho na obra, outro nos gráficos

De acordo com os autores do livro “Reinventando o Gerenciamento de Projetos: a abordagem ‘diamante’ para o crescimento e a inovação bem-sucedidas”, projetos que alcançam os resultados esperados “são fruto de uma abordagem adaptativa, que valida recorrentemente o ambiente no qual está inserido, seus objetivos e suas tarefas relevantes”.

Adaptação é um conceito chave para projetos complexos e de longo prazo. Por isso a relevância em adotar um sistema que se adeque às exigências do projeto e possa sofrer alterações conforme o andamento do empreendimento.

Os gráficos gerados por um sistema aderente ao projeto são mais assertivos e trazem um retrato fiel do empreendimento. A partir da análise gráfica, o gerente de projetos é capaz de identificar padrões, atrasos em pontos críticos do projeto e o desempenho das empresas contratadas.

Além de otimizar o processo de gestão, a apresentação desse tipo de informação é uma forma de criar valor entre os stakeholders (clientes internos e externos, investidores, alta gerência, alta direção).

Ao mostrar que monitora de perto a evolução das atividades, a empresa que lidera o empreendimento e o próprio gerente do projeto criam uma relação de credibilidade com as partes interessadas no sucesso do programa.

Análise gráfica a partir do trâmite da documentação do projeto

A documentação é a principal forma de trocar informações em um projeto de engenharia. A partir de um fluxo pré-estabelecido, é possível extrair números que retratam de forma fiel a atual situação do projeto.

Outro papel importante da análise gráfica é a apresentação de tendências que apontem possíveis lacunas em cada etapa do empreendimento. A seguir, vamos mostrar os principais gráficos que podem ser gerados a partir da tramitação de documentos.

Gráfico Curva S (Previsto X Realizado)

Uma das ferramentas de gestão mais difundidas entre os gerentes de projetos é a Curva “S”. Também conhecida como curva “Previsto X Realizado”, trata-se um instrumento de controle fundamental em qualquer projeto.

O estudo do formato da curva permite aos gestores identificar se a concentração das atividades corresponde ao que foi estabelecido na etapa de planejamento. A principal função deste gráfico é apresentar os desvios de prazos do projeto.

A partir da troca de documentos, o gerente do projeto pode identificar, por exemplo, a porcentagem de documentos emitidos, analisados e enviados para a execução. Quanto maior a diferença entre o planejamento e a execução, maior a abertura da curva, que resulta no conhecido formato “boca de jacaré”.

Gráfico Estatísticas da Documentação

Por meio deste gráfico, o gestor do projeto pode visualizar o número total e a média de versões, revisões e reemissões dos documentos do projeto. Também é possível identificar o tempo total e a média de dias em que a documentação esteve em processo de análise.

Os gráficos são gerados a partir do trabalho de cada escritório envolvido no projeto. Para a empresa que administra a obra, essas informações são fundamentais para avaliar o desempenho das empresas parceiras, além de identificar lacunas no processo.

Quando um documento liberado para execução possui muitas versões, pode ser um sinal de que algo está errado em algum estágio do processo de análise da documentação.

Gráfico Documentos Pendentes

Atrasos nas etapas de análise e revisão da documentação podem gerar problemas que irão se acumular ao longo do projeto, principalmente quando esses atrasos ocorrem nas chamadas fases críticas do empreendimento.

Controlar quantos documentos foram emitidos fora ou dentro do prazo, ou até mesmo antes do previsto é parte imprescindível para o sucesso do projeto. Assim como o gráfico apresentado no item 2 (Estatísticas da Documentação), o gráfico “Documentos Pendentes” é um meio de controlar o andamento das atividades e o desempenho da equipe interna e das empresas contratadas.

Gráfico Estatísticas Bidimensionais

A partir da troca de documentos realizada ao longo do projeto, é possível fazer o que chamamos de agrupamento flexível de qualquer variável do projeto. Por meio de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o gestor pode agrupar dimensões pré-definidas, estabelecidas na etapa de planejamento.

Essa análise pode ser feita a partir da seleção dos documentos por escritório ou de acordo com a etapa do documento por área a ser analisada. O foco deste gráfico é a análise da qualidade do trabalho que está em desenvolvimento, o que permite que os líderes do projeto acompanhem o desempenho dos projetistas contratados.

A partir das médias de versões geradas para cada documento e do tempo que o escritório levou para concluir esse processo, os gestores têm informações qualificadas para iniciar uma investigação do problema. Quando o gráfico apresenta um índice muito alto de documentos “não conforme” é o momento de iniciar uma investigação das causas e apontar saídas para otimizar este processo.

Gráfico Liberado para Execução

Este é mais um gráfico que tem como objetivo munir os gestores com informações sobre o andamento do projeto. Quantas versões o “escritório A” gerou de um documento até ser liberado para a fase de execução?

Esse é o tipo de pergunta que pode ser respondida com a análise do gráfico “Liberado para execução”. Como você pode ver na imagem acima, todos os dados são voltados para controlar e gerenciar o trabalho de cada escritório envolvido no projeto.