Blog GED em Projetos de Engenharia

Projetos de engenharia de alta complexidade demandam sistemas que atendam às necessidades gerenciais do empreendimento. Fazer a gestão de toda documentação destes projetos é um desafio e tanto para os profissionais da área.

Além do grande número de pessoas envolvidas na operação, a quantidade de documentos que tramita ao longo do processo é imensa. Sem um sistema que automatize a gestão de documentos, esta tarefa acaba se tornando onerosa e burocrática.

O desafio é ainda maior em projetos de engenharia que abrangem empresas de diversos países. Este é o caso da Usina Termelétrica Miroel Wolowski “UTE Pampa Sul”. O projeto é de propriedade da ENGIE Brasil Engenharia, conta com fornecimento chinês, alemão e americano, Engenharia do Proprietário conjunta entre China e Brasil e está sendo construída em território nacional.

Os resultados alcançados neste empreendimento comprovam a importância de contratar um sistema de gestão de documentos em projetos de engenharia de alta complexidade.

Sobre a Engie Engenharia

A ENGIE Brasil Engenharia é a maior geradora privada de energia elétrica do País. Com uma capacidade instalada de 7.027 MW e 27 usinas espalhadas em todo território nacional, a empresa desenvolve atividades na área de eletricidade, gás natural e serviços de engenharia. A companhia atua em projetos de energia desde 1996 e faz parte do maior grupo de Utilities (Serviços Públicos) do mundo, o Grupo ENGIE.

Dagobert Brandes Junior, gerente de engenharia e fornecimento para o projeto Pampa Sul, conta que durante todos os anos que esteve à frente de projetos no setor, a adoção de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) foi basilar para alcançar os resultados esperados no planejamento.

“Desde 2006 utilizamos o KeepControl – sistema de gestão de documentos da Netprecision. Por ser um software eficiente, fácil de usar e por garantir toda segurança necessária à gestão do projeto, optamos por utilizá­lo na UTE Pampa Sul”.

O desafio

A Usina Termelétrica Miroel Wolowski / UTE Pampa Sul contou com um investimento de R$ 1,8 bilhão e produção de 345 megawatts. Localizada em Candiota, no Rio Grande do Sul, deve entrar em operação em março de 2018.

A usina está sendo construída em um contrato EPC (do inglês, Engineering, Procurement and Construction Contract) assinado com a SDEPCI, empresa chinesa com vasta experiência na construção de termelétricas. A estimativa é de que cerca de 2 mil empregos diretos e 6 mil indiretos sejam gerados durante a obra. Os números dão uma ideia da dimensão do projeto.

No que se refere aos principais desafios enfrentados em projetos de engenharia de grande porte, uma palavra vem logo à mente das pessoas: logística. A imagem da construção de grandes usinas geradoras de energia remete a um imenso parque de concreto cercado por caminhões que transportam materiais de construção entre centenas de trabalhadores.

O que muitos profissionais não imaginam é que o principal obstáculo enfrentado por um gerente de projeto é a gestão eficiente da comunicação. No caso da UTE Pampa Sul, a troca de informações, além de ocorrer entre um grande número de profissionais, abrange diversas culturas. São pessoas que falam diferentes idiomas e possuem métodos de gestão específicos de seus países de origem e de suas empresas.

Foi o processo de globalização e a alta competição do mercado que fez com a ENGIE Brasil Engenharia buscasse reduzir os custos de suas operações por meio de fornecedores com preços mais competitivos. Faltava agora um sistema de gestão de documentos capaz de suportar a troca de dados gerados ao longo do empreendimento e que pudesse atender todas as demandas do projeto.

O engenheiro eletricista Dagobert Brandes Junior, que está à frente do projeto, conta que a norte­americana Black & Veatch, já possuía um sistema GED. “Mas era um sistema pouco amigável, não atendia todos os requisitos do empreendimento.

Precisávamos de uma solução robusta e flexível que suportasse todas as nossas demandas de forma personalizada para que pudéssemos conectar profissionais sediados na China, no Brasil, nos Estados Unidos e na Alemanha através de um sistema de fácil acesso via Internet”, analisa Brandes.

Por que o KeepControl

Ao buscar por um sistema GED, o gerente de projetos está à procura de um mecanismo que possa fornecer um rígido controle da documentação aliado à segurança e à capacidade de fazer a gestão de todos os dados. Por isso, a emissão de relatórios gerenciais é um dos principais diferenciais na hora de contratar o serviço.

Para Dagobert Brandes Junior, o que pesou na hora da decisão foi a possibilidade de ter novas solicitações atendidas rapidamente. Ele cita ainda outros aspectos que influenciaram na hora da contratação do KeepControl:

• Facilidade no uso.
• Interface amigável.
• Rígido controle de prazos dos diferentes agentes do processo: Projetista e Engenharia do Proprietário.
• Garantia que tanto na fábrica quanto na Obra, somente a última versão aprovada do documento está sendo utilizada.
• Sistema e suporte bilíngue.
• Emissão de relatórios gerenciais de acordo com a necessidade do projeto.
• Adaptabilidade e aderência em um curto espaço de tempo.
• Informações em tempo real da situação dos documentos do projeto.
• Acesso ao sistema pela internet em qualquer lugar do mundo através de um notebook ou do próprio Smartphone.

Resultado: mais de 85 mil documentos gerenciados

Os números do projeto da UTE Pampa Sul mostram que com um sistema de gestão de documentos eficiente os gestores têm o projeto na mão. Além do controle e da análise sistemática dos dados, o gerente do projeto tem a garantia de que tudo o que está sendo fabricado ou construído passou por um rigoroso processo de análise e foi aprovado, reduzindo, assim, custos com retrabalhos futuros.

“Com o crescente processo de integração econômica entre os países, o fornecimento de equipamentos estrangeiros está mais atrativo, porém, necessita­se de maiores controles sobre o projeto. Fazer a gestão dos documentos de um projeto desta magnitude envolvendo diferentes países seria impossível sem uma ferramenta com o nível de controle do KeepControl” Dagobert Brandes Junior, gerente de engenharia e fornecimento – Usina Térmica Miroel Wolowski / Pampa Sul