Blog GED em Projetos de Engenharia

A complexidade é um fator inerente em projeto de engenharia de grande porte. Para atender diversas empresas e conciliar as expectativas dos stakeholders, é necessário desenvolver processos consistentes referentes a gestão de toda informação gerada.

Em projetos complexos, a comunicação tem caráter estratégico. Os gestores precisam acessar informações em tempo real tanto para acompanhar o andamento dos projetos quanto para prestar contas a todas as partes interessadas no empreendimento. Em projetos de engenharia, o principal meio de trocar informações é a documentação.

Antes do projeto ser concretizado, cada etapa passa por processos rigorosos de revisão e análise. Para seguir parâmetros de complice e segurança, tudo deve estar documentado. Por isso a gestão de documentos é tão pertinente neste tipo de empreendimento.

Sem uma solução GED adequada, os gestores enfrentam problemas como o aumento de despesas desnecessárias pelo excesso de retrabalho, a falta de segurança e de organização no armazenamento das informações. Ao automatizar o trâmite da documentação, os gestores têm mais controle sobre cada etapa, o que otimiza o trabalho de toda a equipe.

Os principais benefícios de um software de gestão de documentos GED no setor de engenharia

Automatização do fluxo de trabalho

Para viabilizar os negócios em mercados cada vez mais competitivos, as companhias precisam otimizar processos de forma contínua, identificar gargalos na produção e utilizar recursos de forma inteligente.

A automatização do fluxo de trabalho é um componente que não pode faltar neste processo. Um worflow bem estruturado é o espelho de todos os processos internos e externos da empresa.

O objetivo da automatização é dar agilidade às rotinas empresariais, reduzir ou até mesmo eliminar atividades supérfluas. Ao automatizar a gestão por meio de softwares, é possível reduzir consideravelmente os trabalhos manuais.

Melhoria no processo de comunicação

No setor de engenharia, a troca de informações está atrelada a documentação gerada em cada fase. Gerenciar esses dados de forma eficaz é um grande passo para ter sucesso no processo de comunicação.

Em estudos realizados pelo Project Management Institute, os pesquisadores constataram que, quando o assunto é comunicação, os principais desafios enfrentados pelos gerentes de projetos são:

• Conectar todas as partes interessadas – os stakeholders.
• Articular a comunicação entre todos os membros da equipe.
• Gerenciar mudanças constantes ao longo do projeto.

Redução de custos e erros

Processos de melhoria contínua visam reduzir os gargalos das operações. Uma das formas mais eficientes de diminuir a margem de erros durante o projeto é reduzir trabalhos manuais. Ao notificar o andamento das próximas atividades de forma automática por meio de um software GED, é possível fazer uma previsão de quais processos estão atrasados e do tempo gasto em cada etapa.

Com o histórico das atividades, os gestores têm informações para analisar e otimizar o trabalho nas etapas posteriores. A avaliação dos processos de revisão, análise e emissão de documentos vai trazer informações de suma importância ao gestor. Será possível saber, por exemplo, quais parcerias funcionaram e quais empresas contratadas têm o melhor desempenho. Internamente, será possível identificar quais setores da empresa apresentam os melhores resultados.