Blog GED em Projetos de Engenharia

Você sabe com que frequência os gerentes de projetos negligenciam o processo de comunicação ao gerenciar um empreendimento? Estes profissionais, na maioria das vezes, são bons comunicadores, mas será que eles estão transmitindo informações de forma eficiente?

O relatório divulgado pela PMI’s Pulse of the Profession, revelou que o mais importante fator de sucesso de um projeto é o gerenciamento efetivo da comunicação com todos stakeholders. Segundo os dados apresentados pela pesquisa, uma comunicação eficaz é a chave dos projetos bem-sucedidos e de alta performances.

Figura 1: A comunicação é o fator que faz com que um em cada cinco projetos sejam bem-sucedidos.

O estudo revela as razões pelas quais uma quantidade significativa de projetos não sai conforme o planejado. Em média, dois em cada cinco projetos não cumprem a meta estipulada no período inicial. Metade dessas inciativas mal sucedidas está diretamente relacionada a uma comunicação ineficaz (Figura 1).

A comunicação é um dos elementos chave e deve ser aplicado de forma eficiente ao longo de todo ciclo de vida do empreendimento. Por que, ainda assim, grande parte dos gerentes de projetos não adota uma comunicação eficiente? A seguir, listamos os principais desafios enfrentados no dia a dia da gestão de um projeto e que estão diretamente ligados ao processo de comunicação.

Principais desafios dos gerentes de projetos de engenharia quando o assunto é comunicação

Conectar todas as partes interessadas – os stakeholders

Em consequência do processo de globalização, até mesmo os projetos de pequeno e médio porte enfrentam dificuldades quando o assunto é comunicação. Mesmo com um número reduzido de pessoas que têm conhecimento a respeito do progresso do empreendimento e de todas as questões pertinentes que surgem durante a execução, a atual composição dos mercados exige uma infraestrutura de gerenciamento mais complexa.

Em projetos de engenharia de grande porte, este processo é ainda mais delicado. Stakeholders espelhados ao por todo o globo, por exemplo, é um complicador adicional. Sem um plano de comunicação e uma estratégia sólida, é impossível manter todos os membros atualizados sobre o andamento do processo. Há ainda um complicador adicional: cada stakeholder tem suas expectativas. Por isso, o método de comunicação pode variar de um para o outro. Isso faz com que um plano de comunicação padrão talvez não seja tão eficaz quanto se espera.

Articular a comunicação entre todos os membros da equipe

Além de origens diversas, muitas vezes, os membros da equipe de projetos de engenharia distinguem-se em outros aspectos, tais como nível de instrução, faixa etária, formação e experiência. As diferenças podem ser ainda maiores quando mistura-se as mais variadas culturas, tanto em termos geográficos quanto em nível organizacional. Um grupo tão diversificado de pessoas pode ser muito rico e gerar bons frutos ao projeto, desde que o gerenciamento da comunicação entre as partes seja eficiente.

Além disso, é bastante comum que os membros da equipe estejam trabalhando juntos pela primeira vez. O que reforça a necessidade de estabelecer um planejamento eficiente da comunicação de forma que todos os envolvidos possam trabalhar em conjunto com o intuito de entregar serviços únicos e customizados ao final do projeto. Gerenciar um grupo tão diversificado é um dos maiores desafios do gerente de projetos.

Gerenciar mudanças constantes ao longo do projeto

Os projetos são, por natureza, fluidos e dinâmicos. Passam por mudanças constantes ao longo do tempo. É papel do gerente de projetos garantir que toda a equipe, assim como os stakeholders, estão por dentro do andamento de cada etapa.

A única forma de assegurar que todos os envolvidos estão agindo conforme os padrões estipulados no início do projeto é aplicar um plano de comunicação ao longo de todo o projeto, desde o planejamento das ações.

Há algumas questões que devem ser respondidas pelo gerente de projetos ao realizar um plano de comunicação:

• Que tipo de comunicação é necessária para o projeto? (Reuniões de gestão, reuniões de equipe, gestão de relatórios, registro de projetos).
• Quem precisa se comunicar com quem? (stakeholders)
• Com que frequência essa comunicação deve ser feita?
• O que é necessário para ter uma comunicação efetiva? (relatórios, atas de reuniões, resumo das atividades).
• Uma dica é adotar um plano de comunicação padronizado. Sem esquecer que, para ser eficiente, o plano de comunicação deve ser adaptável e adequado a todas as partes interessadas.

3 ferramentas para ter uma comunicação eficaz em projetos de engenharia

Como descrito na quinta edição do “Project Management Body of Knowledge” (PMBOK®Guide), uma comunicação eficaz significa que as informações devem ser disponibilizadas no formato correto, no tempo certo, para o público certo, com o impacto esperado.

Uma comunicação eficiente significa fornecer apenas as informações necessárias. Por isso, o gerente de projetos deve se adaptar ao plano de comunicação de acordo com cada projeto. O plano deve ser mantido e atualizado ao longo de todo ciclo de vida do projeto.

Existe uma série de ferramentas que o gerente de projetos pode utilizar com o intuito de melhorar a forma como a comunicação é abordada. Por exemplo, para a análise dos stakeholders, um gráfico referente à “Rede de Poder/ Interesse” pode ser usada em situações nas quais os stakeholders são agrupados com base no nível de autoridade (poder) e no nível de interesse/preocupação (interesse), relativos ao resultado do projeto (Figura 2).

Uma vez obtida esta análise, o gerente de projetos pode avaliar como os principais stakeholders são susceptíveis a reagir às mais diversas situações, com o intuito de planejar como influenciá-los a melhorar o suporte deles e mitigar potenciais impactos negativos.

Figura 2: Autoridade/Rede de interesses

O Diagrama Espinha de Peixe, também conhecido como Ishikawa Diagram, é uma ferramenta que permite aos gerentes de projetos aprimorar a comunicação referente aos problemas do empreendimento. (Figura 3).
Cada espinha é marcada com um problema e, em seguida, é dividida em subcausas para que se possa ter uma visão mais detalhada da situação. Trata-se de uma ferramenta simples, mas bastante efetiva para detectar as causas reais do problema.

Figura 3: Diagrama Escama de Peixe/Diagrama de Ishikawa

A utilização do gráfico de RACI (Figura 4) também pode ser muito útil para promover uma comunicação saudável com a equipe. A sigla deriva dos termos em inglês Responsible (Responsável pela tarefa), Accountable (Prestador de contas), Consulted (Consultor da tarefa) e Informed (Informado sobre o status).

Organizada desta forma, a tabela é uma forma de assegurar que ao menos uma pessoa é responsável por cada categoria, assim como auxilia a visualização do papel de cada um. Dessa forma, a garantia de que o trabalho será realizado dentro do prazo é maior e o fluxo de trabalho não é interrompido.

Figura 4: Gráfico RACI:R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed

Nós já destacamos a importância da comunicação em projetos de engenharia. Assim como o planejamento é fundamental, existe uma série de ferramentas que permitem uma melhor organização de processos com o intuito de garantir uma comunicação eficaz tanto no dia a dia quanto ao longo de todo o empreendimento. Com a aplicação de ferramentas simples, é possível garantir que os gestores consigam superar desafios e contribuam para o sucesso do projeto.

Você conhece outras ferramentas que auxiliam na gestão de projetos ou ficou com alguma dúvida sobre o tema? Deixe um comentário!