Blog GED em Projetos de Engenharia

Gerentes de projetos nunca se sentiram tão pressionados a aumentar a eficiência de sua equipe. As margens estão menores e os projetos, mais complexos. O acesso à mão de obra qualificada precisa ser contrabalançado com a necessidade de reduzir custos. Diante deste cenário, um termo tem ganhado força entre os gestores: automatização.

É com o intuito de reduzir a margem de erros e aumentar a produtividade da equipe que as empresas cada vez mais recorrem a soluções que tragam eficiência à gestão do projeto. Esse é um dos principais motivos que levam profissionais em cargos de liderança a contratar um software de gestão de documentos (GED).

A conclusão foi de um estudo realizado pela Comunidade Global dos Profissionais da Informação (AIIM). Além do aumento da eficiência, outras três razões foram apontadas pelos pesquisadores: otimização dos processos empresariais, preocupação com a conformidade e redução de custos.

Fonte: AIIM

No mesmo levantamento, a instituição apontou os principais problemas para as organizações quando o assunto é gestão da informação: a perda de documentos causada pela gestão descentralizada.

Os dados corroboram com a perspectiva apontada pela consultoria Frost & Sullivan: o mercado de gestão de documentos deve atingir cerca de $ 8 bilhões de dólares até 2017. Entre as explicações para a curva de crescimento está a capacidade comprovada de reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.

4 casos em que uma solução GED irá impactar o ROI de um projeto de engenharia

Existem diversos métodos para calcular a rentabilidade em projetos de engenharia. O ROI (Return on Investment) é um dos mais utilizados para analisar se o ganho obtido com a contratação de um software justifica sua implementação. O cálculo deve levar em conta o custo de aquisição e/ou implementação do software.

Um dos principais retornos de um software voltado à gestão do projeto é o custo homem-hora. O investimento em soluções que reduzem as despesas das operações diariamente é observado de forma cumulativa ao longo do projeto. A seguir, apresentamos quatro áreas de um projeto de engenharia impactadas pela adoção de uma solução GED e sua influência no ROI do projeto.

1. Processos de aprovação dos documentos

A documentação é o principal meio de troca de informações em projetos de engenharia. Os registros em formato de documentos são a base do que será construído no futuro. O processo de revisão e análise dessa documentação é uma das etapas mais críticas do empreendimento.

Em processos baseados em papel, o tempo que os profissionais gastam para analisar, revisar e emitir um documento é muito maior. A situação fica ainda mais crítica em projetos de grande porte que envolvem empresas situadas em diversos países em que milhares de documentos são tramitados.

Uma solução GED, além de dar agilidade a esses processos, permite um controle maior de toda documentação tramitada. Em empreendimentos nos quais centenas de documentos são analisados em um único mês, a redução do tempo de cada ação gera melhorias significativas ao longo do projeto e tem um grande impacto na entrega da obra.

Ao comparar o tempo gasto para analisar a documentação antes e depois da adoção de uma solução GED com o salário dos profissionais envolvidos no projeto, fica a clara a redução de custos gerada pela automatização destes processos.

2. Relacionamento entre clientes e stakeholders

Mario Trentim, autor do livro “Managing Stakeholders as Clients”, considera que, em projetos complexos, o relacionamento com os stakeholders é uma área sensível que traz enormes riscos ao projeto.

A preocupação em prestar contas a todas as partes interessadas sobre o andamento do empreendimento é cada vez maior. Tanto que a 5ª edição do guia PMBOK apresenta uma nova área do conhecimento intitulada “gerenciamento de stakeholders”.

Quanto mais investimentos um projeto tiver, maior será a preocupação dos gestores em prestar contas sobre o andamento de cada etapa. Garantir o acesso rápido a dados estruturados que comprovem que o andamento da obra está de acordo com que foi planejado é uma das funções do gerente de projetos.

Portanto, quanto mais recursos e ferramentas o gerente de projetos tiver acesso, mais transparente será a relação com os stakeholders e mais fácil será atrair recursos para o empreendimento.

3. Controle de desempenho mais assertivo

Identificar os gargalos dos processos ao longo do projeto é fundamental para garantir que o planejamento está sendo cumprido. Com uma solução GED focada no mercado de engenharia, é possível ter acesso a indicadores relevantes do setor.

As estatísticas geradas dão respaldo às decisões gerenciais. Permitem que o gerente de projetos realize uma análise qualitativa e quantitativa do projeto. As médias geradas a partir dos processos de análise e revisão de documentos servem como indicativo de eficiência das empresas contratadas.

4. Colaboração e comunicação

Um processo de comunicação eficiente é a chave para projetos de engenharia bem-sucedidos. Para garantir eficiência na troca de informações, o sistema de gestão de documentos deve viabilizar a colaboração entre subcontratas, parceiros do projeto e clientes.

De acordo com um estudo recente da consultoria McKinsey, o um profissional gasta em média 2h do dia procurando por informações necessárias para execução do seu trabalho. Levando em consideração que a média que a média salarial de um engenheiro de uma empresa de grande porte é de cerca de R$ 9 mil, o tempo que este profissional perde a procura de documentos custa caro às organizações.

Ao aplicar esses números à realidade dos projetos de engenharia nos quais milhares de documentos são tramitados, é possível evidenciar a relaçao custo-benefício da aquisão de um software GED.