Blog GED em Projetos de Engenharia

A necessidade de decidir de forma rápida e assertiva em meio a tantos dados gerados é um grande desafio para os gerentes de projetos. Há algumas décadas, especialistas na área de gestão de documentos têm alertado, em congressos do setor, sobre os riscos e os custos gerados pela má gestão das informações empresariais. Em 2017, os congressistas começaram a trazer um novo elemento para esse debate.

O foco dos estudos sobre a gestão de documentos passou a ser a análise dos dados gerados e a importância de extrair informações relevantes de um sistema (GED). Mas, para que isso se torne realidade, os softwares precisam ter estruturas complexas com funcionalidades que permitam aos gestores ir além do processo de controle e de armazenamento da documentação.

Este foi um dos temas mais abordados no congresso da AIIM (Global Community of Information Professionals) deste ano. No primeiro dia de conferência, John Mancini surpreendeu os participantes ao introduzir um novo termo que redefine a própria marca: Intelligente Information Management (Gestão Inteligente da Informação, em tradução livre).

A palestra de Mancini deu o tom do evento. A importância da análise de dados estruturados foi o foco principal do encontro. Termos como inteligência artificial e inteligência cognitiva começam a fazer parte do mundo GED.

O foco deste artigo é debater sobre a análise de dados gerados a partir de sistemas GED. Caso você tenha interesse em saber um pouco mais como foi e evento, você pode encontrar mais informações nos links abaixo:

1. The New World of Intelligent Information Management – AIIM Conference Day 1 Review
2. The Future of Work – aka Scary **** That Is Coming. AIIM Conference Day 2 Review
3. Uma nova indústria ou evolução natural?

A análise de dados aplicada à gestão eletrônica de documentos (GED)

Em artigo recente publicado no portal Docmanagement, os autores destacam que a combinação de tecnologias GED e de Inteligência Artificial (AI) irão otimizar processos de classificação, agrupamento e recuperação de informações.

A estruturação dos dados gerados ao longo de todo ciclo de vida de um projeto ganha ainda mais relevância em um contexto em que o número de documentos e informações geradas cresce a cada ano. Neste caso, volume é sinônimo de custos.

Um levantamento realizado pela Fulcrum Research aponta que 80% do conteúdo mantido pelos empreendimentos não estão estruturados. O mesmo estudo apresenta a estimativa de que o conteúdo gerado pelas empresas aumenta cerca de 200% ao ano.

Para otimizar o processo de tomada de decisão, os gestores precisam ter acesso a dados estruturados. A partir daí, é possível identificar indicadores relevantes para o setor.

No livro “Inteligência competitiva: como transformar informação em um negócio lucrativo” o autor ressalta que a tecnologia, como sistemas intranet e de gestão eletrônica de documentos (GED), apoia todas as etapas de um processo de inteligência competitiva, desde a fase de identificação das necessidades de informação, passando pela coleta, análise e disseminação, até a avaliação de produtos entregues.

Como extrair informações gerenciais de um software GED

Em qualquer tipo de projeto, os indicadores de desempenho servem para nortear decisões gerenciais. Cada indicador é gerado a partir de dados estruturados. No caso da gestão de documentos, há diversos indicadores relevantes que vão orientar as decisões dos gestores e otimizar o trabalho da equipe.

Com a análise do avanço físico da tramitação de documentos, é possível realizar análises qualitativas e quantitativa do andamento da obra. Na prática, esses dados são uma forma de mensurar a eficiência das empresas contratadas em cada etapa. Também é possível medir o custo HH (homem-hora) – um dos principais indicadores em projetos de engenharia.

Ao utilizar um sistema que possibilite realizar um agrupamento flexível de qualquer variável do projeto, o gestor poderá cruzar quaisquer dimensões que considerar pertinentes para o seu setor. Os principais indicadores apresentados em um sistema GED são:

• Tempo médio de análise
• Tempo médio de revisão
• Tempo médio para os documentos chegarem ao processo de execução
• Médias de revisões

A inteligência gerada a partir desses dados irá auxiliar no processo de tomada de decisão. São informações relevantes inclusive para futuros projetos. O estudo da performance de cada empresa contratada permite que os gestores identifiquem quais parcerias funcionaram e quais empresas foram mais eficientes na entrega do produto final.