Blog GED em Projetos de Engenharia

A busca por melhores resultados na gestão de projetos faz parte da rotina dos gestores. Em tempos de crise econômica e financeira, a necessidade de reduzir custos e aumentar a produtividade é ainda maior.

Há algumas ferramentas que dão suporte ao gerente de projetos para fundamentar suas decisões. A Curva “S” é um dos recursos mais difundidos entre os profissionais da área. Sua aplicação visa melhorar o custo-benefício e tornar os projetos mais assertivos.

Com a possibilidade de mensurar os custos e os atrasos da obra, há uma melhoria contínua no relacionamento com os stakeholders, o que resulta em mais oportunidades e amplia a participação da empresa no mercado.

Neste artigo, você vai encontrar a definição de Curva “S”, as principais vantagens e aplicações da ferramenta e sua utilização na gestão eletrônica de documentos (GED).

Definição da Curva “S”

A Curva “S” também é conhecida como curva “Previsto x Realizado”. A ferramenta permite que os gestores controlem o andamento do projeto e verifiquem se cada etapa está de acordo com a linha base definida na etapa de planejamento.

Uma característica comum em projetos de engenharia é que o trabalho nas fases iniciais é consideravelmente menor do que o realizado nas fases intermediárias. Por isso, os valores acumulados resultam em um gráfico no formato da letra “S”.

No livro “Planejamento e Controle de Obras”, o engenheiro e consultor Aldo Mattos ressalta importância da Curva “S” como ferramenta de gestão e pontua as principais características da ferramenta:

• É uma curva única que mostra o desenvolvimento do projeto do começo ao fim.
• É aplicável a projetos simples e pequenos a empreendimentos complexos e extensos.
• Permite visualizar o parâmetro acumulado (trabalho ou custo) em qualquer época do projeto.
• Aplica-se o detalhamento de engenharia por homem-hora, quantidade de serviço executado, uso de recurso ou valores monetários.
• É uma ótima ferramenta de controle previsto x realizado.
• É de fácil leitura e permite apresentação rápida da evolução do projeto.
• Serve para decisões gerenciais sobre desembolsos e fluxo de caixa.

Do ponto de vista matemático, a curva representa valores acumulados de algo que está sendo produzido (eixo vertical) pelo tempo (eixo horizontal). É o somatório da variável que está sendo analisada (custos, documentos tramitados etc.) a cada unidade de tempo em que o projeto foi dividido. É determinada pela fórmula:

Principais vantagens da Curva “S” na gestão de projetos

Um dos papeis fundamentais das ferramentas de gestão é antecipar cenários e reduzir a margem de erro dos empreendimentos. No livro “Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos”, o especialista em gestão de projetos Ricardo Vargas afirma que o custo de promover mudanças no projeto é pequeno nas fases iniciais, crescendo exponencialmente com o progresso das atividades.

Por isso, é tão importante ter acesso a instrumentos de controle desde o início. Ao analisar o formato da Curva “S”, os gestores podem identificar se a concentração das atividades está dividida de acordo com o que foi estabelecido no planejamento.

Trata-se de um instrumento de análise especialmente relevante em projetos complexos e de longa duração, como a construção de uma usina hidrelétrica. Em projetos desse porte, é comum que os gestores tenham acesso a diversas curvas “S”. Por meio da análise de desvios entre valores que foram planejados e sua realização, o gerente do projeto apoia a tomada de decisão em dados concretos.

Aplicações da Curva “S”

No início de um projeto, durante o processo de planejamento, os gestores elaboram o que chamamos de “baseline” com os números que serão, como o termo sugere, a base do que será entregue em cada etapa. Após estabelecer a linha base de execução, uma nova linha é criada a partir do que realmente está sendo colocado em prática. É como se fosse uma fotografia que compara aquilo que se acredita que será realizado com o que foi possível executar.

A diferença entre o planejamento e a execução resulta no conhecido formato “boca de jacaré”. Quanto maior a abertura, mais atrasada está a obra. Com esse retrato, os gestores podem identificar tendências de redução ou aumento da capacidade da equipe de realizar a entrega da obra em tempo hábil.

Por ser uma curva de acumulação, permite acompanhar de forma periódica a evolução de qualquer variável do projeto (custos, recursos materiais, atividades executadas, documentos tramitados), verificar a evolução do cronograma e os impactos gerados por eventuais atrasos ou adiantamento das atividades.

Com os dados obtidos neste processo, é possível criar parâmetros de comparação entre o desempenho esperado referente ao andamento físico ou progresso dos serviços (consumo de homem-hora, materiais, equipamentos e custos) com o desempenho realizado.

A representação gráfica do andamento do projeto e alocação dos recursos é uma das formas de verificar os eventuais impactos gerados pela falta de conformidade entre o planejamento e a execução. Em um paper sobre o tema, o engenheiro civil Antonio Victorino Avila elenca as principais aplicações da curva “S”:

• Definir o montante dos recursos financeiros necessários à realização de um projeto, a serem aplicados dentro do tempo programado.
• Em cada unidade de tempo, definir os limites máximo e mínimo dos recursos financeiros a serem investidos e necessários a atender os prazos contratuais.
• Subsidiar a aplicação dos métodos de controle de produção e desempenho a exemplo do ID – Índice de Desempenho e do Método do Valor do Trabalho Realizado.
• Verificar se o orçamento em realização atende ao que foi programado e se está ocorrendo aplicações de recursos acima ou a menor do que foi programado.
• Mostrar a necessidade de um replanejamento dada à evidência de possível ultrapassagem de prazos contratuais e o descumprimento dos custos planejados, mantido o desempenho em curso.

 Curva “S” aplicada à gestão de documentos

O documento é um dos ativos mais importantes em projetos de engenharia. Desde o escopo do projeto – que detalha todas as etapas necessárias para alcançar as metas estipuladas na etapa de planejamento – até a entrega final, a documentação é a base da gestão do empreendimento.

O acesso aos dados gerados à partir do trâmite de documentos sustenta as decisões dos gestores. Com base nessas informações, é possível definir as ações da equipe em cada fase do projeto de acordo com as entregas. Desde os níveis mais básicos do projeto, até as etapas mais específicas, cada fase deve ser documentada para garantir a segurança do que está sendo entregue.

Ao analisar a curva “S” aplicada à gestão de documentos, o gerente de projetos pode chegar a diversos indicadores relevantes, tais como:

• A porcentagem de documentos que já foram emitidos, analisados e enviados para execução.
• O desempenho do projeto: o que foi entregue está de acordo com o planejamento?
• Informações sobre a pontualidade do projeto em relação às entregas efetuadas com base na linha horizontal do gráfico.
• Desvios de prazos.

O gerente de projetos precisa balizar o andamento da obra de acordo com algum parâmetro que permita colocar o avanço das atividades sob o mesmo referencial.

O ideal é que a curva esteja o mais próximo possível do que foi planejado. Mesmo nos casos em que a curvatura está acima da média, os gestores devem estar atentos. Adiantar o trabalho não quer dizer, necessariamente, que a empresa recebeu o dinheiro. A curva referente ao trabalho pode estar adiantada, mas talvez a empresa não tenha tido o retorno esperado.

Outra situação que pode ocorrer com o adiantamento do projeto é que o dinheiro desembolsado estava previsto para o período seguinte, o que pode gerar um problema no fluxo de caixa. Por isso que o adiantamento da obra nem sempre é positivo. O acesso rápido a esse tipo de informação por meio do dashboard do projeto irá otimizar a gestão do empreendimento.

As limitações em utilizar a curva “S” em uma planilha Excel

Você já viu um algum gráfico em que a linha base e a linha de execução da Curva S se encontram? Se você tem experiência em gestão de projetos sabe que é muito difícil, quase impossível, executar cada fase sem nenhum atraso.

Quando as duas curvas estão alinhadas ou muito próximas, há sempre o risco de que alguém tenha alterado os números estipulados no planejamento. Este é o risco de ter utilizar a curva “S” por meio de uma planilha Excel: qualquer pessoa pode acessá-la e preencher as informações à mão.

Para não comprometer o processo de análise e garantir a transparência das informações, o ideal é utilizar um sistema que compile todos os dados e dê segurança aos gestores.

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