Como Otimizar o seu Projeto com um Processo de Reengenharia

A capacidade de antecipar potenciais crises no setor de atuação da empresa passou a ser um imperativo em um mercado que passa por transformações constantes. Em tempos em que os gestores se veem obrigados a lidar com toda sorte de tecnologias, as empresas estão no centro de mudanças que ocorrem numa velocidade cada vez maior. Os nichos do mercado que se encontram no cerne dessa mudança fazem parte da chamada inovação disruptiva.

Se você está se perguntando se o seu projeto de engenharia se enquadra nesse conceito, basta responder a uma simples pergunta: em algum nível de atuação o seu empreendimento depende de recursos tecnológicos?

Os gerentes de projetos de alta complexidade sabem que somente processos tecnológicos eficientes são capazes de automatizar processos. Sem investir em ferramentas de gestão, é impossível atingir o grau de competitividade imposto pela globalização. E aí que entra a importância de um conceito criado há mais de duas décadas: a reengenharia.

Origem do termo reengenharia

O conceito deriva do termo Business Process Reengineering (BPR). Trata-se de um processo que permite à companhia reduzir custos e aumentar a produtividade por meio de ações mais assertivas. O BPR é o redesenho do fluxo de trabalho (workflow) com o foco no aumento da eficiência.

Stair e Reynolds, autores do livro “Princípios de Sistemas de informação”, definem o conceito:

“A reengenharia envolve a readequação dos processos empresariais, das estruturas organizacionais, dos sistemas de informação, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da companhia”.

O processo de reengenharia deve tornar a empresa mais competitiva e, consequentemente, melhorar os indicadores de desempenho do projeto. O termo ganhou força no início na década de 1990. Naquele ano, Michael Hammer e James Champy publicaram o livro “Reengineering the Corporation”. Os autores salientam que, em alguns casos, a restruturação da companhia é a única forma de reduzir custos e elevar a qualidade dos serviços. Segundo eles, o segredo das organizações que fazem mudanças estruturadas está na Tecnologia na Informação (TI).

Hammer e Champy salientam que as organizações devem criar premissas sobre quais objetivos, pessoas e processos impactam o fluxo de trabalho. Existem diversos modelos de reengenharia. Neste artigo vamos destacar dois processos que estão diretamente relacionados ao processo de comunicação de um projeto.

Reengenharia de sistema: Refere-se à mudança na forma de processar a informação por meio de uma nova tecnologia.

Reengenharia de informação: Diz respeito à adoção de hardware e softwares capazes de melhorar processos internos.

Thomas H. Davenport, autor do livro “Reengineering Work Through Information Technology” (Reengenharia do Trabalho por meio da Tecnologia da Informação, em tradução livre) destaca alguns passos para a construção de um processo de reengenharia que leva a redução de custos das empresas e ao aumento da competividade dos projetos. Entre as etapas citadas no livro, destacamos duas:

A identificação de processos que estão paralisados. Thomas H. Davenport sinaliza que os gestores devem criar uma “lista vermelha” dos processos que estão estagnados, identificar a causa desses atrasos e suas possíveis consequências. O autor orienta os profissionais a indagarem quais procedimentos estão levando muito tempo para serem completados e se a qualidade do produto entregue é comprometida.

A adoção de um sistema de informação eficiente e a melhoria na capacidade tecnológica da sua empresa. Antes de estabelecer as atividades relacionadas à reengenharia, é vital adotar um sistema de informação que vá comportar tal mudança com a magnitude esperada pelos gestores. Sem um sistema que forneça indicadores de desempenho relevantes, o processo de reengenharia é inviabilizado.

Como implementar o processo de reengenharia no seu projeto de engenharia

As etapas que indicamos a seguir foram retiradas do livro “Reengineering Work Through Information Technology” de Thomas H. Davenport. Para o autor, cada um desses passos faz parte de um processo de reengenharia cujo objetivo é reduzir os custos das empresas e aumentar a competividade dos projetos.

1. Definição da visão do negócio e objetivos

Toda atividade ligada à reengenharia precisa começar com objetivos claros e mensuráveis. Independentemente se o propósito for reduzir custos, melhorar a qualidade do serviço prestado ou aumentar a eficiência, a estrutura que se quer alcançar deve ser definida no início e estar de acordo com visão e a missão da empresa.

2. Identificação de processos que estão paralisados

Tendo um objetivo claro em mente, todos os processos precisam ser estudados. É importante identificar aqueles que estão paralisados ou que precisarem de alguma melhoria. A partir daí, os processos que tiverem um impacto direto na companhia ou que forem de encontro aos valores da instituição passam a fazer parte de uma lista vermelha.

3. Entenda e mensure os processos que estão na sua “lista vermelha”

Com a sua lista de processos que estão paralisados em mãos, é imprescindível identificar quais aspectos que fazem com que o processo faça parte desta lista. O procedimento está levando muito tempo para ser completado? A qualidade do resultado final está sendo comprometida?

4. Adoção de sistemas de informação e capacidades tecnológicas

Um sistema de TI eficiente e relevante é essencial para viabilizar um processo de reengenharia. Sem essa estrutura não é possível manter um controle sobre todos os fatores relevantes que estão afetando o processo de mudança. Antes de estabelecer as atividades relacionadas à reengenharia, é vital definir quais sistemas de informação vão comportar tal mudança com a magnitude esperada pelos gestores.

5. Desenho, construção e teste de um novo protótipo

Antes de lançar um novo produto, é importante testar um protótipo. Isso evita que pequenas falhas numa fase de teste sejam replicadas numa escala maior. Os projetos de reengenharia fracassam pelas mais variadas razões, mas um motivo comum é a incapacidade de identificar e aceitar limitações na fase de testes.
Entre outros fatores, tanto a atitude dos gerentes em relação ao novo modelo de trabalho quanto o modo de trabalhar dos colaboradores durante o período de mudança devem ser cuidadosamente analisados.

6. Processo de adaptação

Gerenciar todas as mudanças de um processo de reengenharia é o último esforço para alcançar o sucesso do projeto. Fornecer documentação atualizada, estruturar a organização, definir modelos de governança, disponibilizar gráficos atualizados sobre novas hierarquias e responsabilidades. Todas essas ações acabam com futuras confusões e permitem uma transição sem percalços para a nova forma de trabalho.

As mudanças que envolvem um processo de reengenharia são desafiadoras para os gestores. Caso algo dê errado, o processo não poderá ser repetido. Todo cuidado é pouco uma vez que tal atividade envolve investimentos financeiros e mobiliza todos os colaboradores.