Blog GED em Projetos de Engenharia

O gerenciamento de projetos de engenharia requer um monitoramento preciso de diversos pontos-chaves em todo ciclo de vida do empreendimento. Para entender a fundo esses processos, os gestores precisam organizar a forma como gerenciam determinadas atividades.

Acontece que muitos supervisores associam um sistema de gestão a um processo complicado e burocrático. Esses profissionais podem não saber, mas, agindo assim, vão de encontro a inúmeras pesquisas feitas no setor que mostram qual a real situação dos projetos quando o assunto é comunicação. Os estudos apontam que um sistema de análise de dados eficiente permite a criação de métricas por meio das quais é possível identificar critérios que devem ser melhorados.

Nós já mostramos aqui as vantagens em adotar um software de gestão de documentos e por que a ferramenta melhora a produtividade da equipe e, como consequência, reduz os custos do projeto. Ao ler artigos relacionados ao tema, você pode se perguntar: como mensurar o real valor agregado da aquisição desse tipo de ferramenta?

A resposta está nestas três letras: KPI. A sigla deriva do termo em inglês Key Performance Indicators (KPIs) e refere-se à analise das métricas que irão alavancar o seu projeto de engenharia. De maneira simplificada, podemos dizer que um KPI é essencialmente um mensurador de desempenho. Trata-se de uma forma de avaliar o andamento de determinada atividade e de ações específicas que estão sendo ou não bem-sucedidas.

O significado prático dos Indicadores de Desempenho (KPIs)

Os autores norte-americanos costumam fazer uma analogia entre KPIs e um jogo de baseball. Esse sistema de métricas é aplicado para avaliar a média de rebatidas durante um campeonato. A performance dos atletas que marcam mais pontos durante a partida é medido e, a partir desses dados, surge um índice que pode ser replicado a fim de melhorar o desempenho de toda a equipe.

Outra associação bastante usada refere-se à taxa de retorno da carteira de ações, que pode ser demonstrada de diversas formas. As duas principais medidas de sucesso de um investimento são basicamente o aumento do acúmulo financeiro e a taxa de retorno dos principais investimentos. Uma das formas de avaliar a performance do investimento é comparar esses dois índices.

Essa mesma lógica de avaliação usada tanto no esporte quanto no mercado de ações pode (e deve!) ser aplicada em projetos de engenharia.

O que os índices dizem sobre o seu projeto de engenharia?

Os indicadores de desempenho são importantes ferramentas de gestão. Trata-se de um mecanismo por meio do qual é possível medir as etapas de cada processo. Existe uma série de estatísticas que devem ser medidas e acompanhadas durante um projeto. A maior parte está diretamente associada ao progresso do empreendimento, tais como planejamento, cronogramas e rotatividade da equipe.

A seguir, vamos apresentar cinco consequências diretas da aplicação de índices de desempenho em projetos de engenharia.

1. Possibilidade de mensurar resultados

Juntamente com o gerente de projetos, os membros da equipe, os stakeholders e os investidores precisam ser capazes de ter uma noção precisa do andamento do projeto.

Como instrumento de gestão, os indicadores servem para monitorar e auxiliar a tomada de decisão, a visualizar e analisar informações de forma crítica. Mas para que essa comunicação seja eficiente, os indicadores devem ser apresentados de forma simples e direta.

2. Melhorar a forma como os dados são apresentados

Certamente você já ouviu o ditado “menos é mais”. A máxima também é válida quando falamos de indicadores de desempenho em projetos de engenharia. Inundar a equipe com jargões complexos ou dados difíceis de ler gera confusão e as informações acabam ficando desencontradas.

Os indicadores precisam ser observados e apresentados de forma que sua interpretação seja fácil e acessível a todos os interessados. Por isso que é tão importante que os softwares de gestão apresentem um dashboard compacto e amigável.

O dashboard funciona com um painel de informações que permite emitir relatórios completos com todos os dados que vão auxiliar os responsáveis pelo projeto a tomar decisões gerenciais. Dessa forma, os gestores têm um acesso sistemático a tudo o que for relevante em termos de performance, além de poder verificar o histórico das atividades.

Para que o processo de análise seja prático e objetivo, o software deve ter uma apresentação gráfica que permita o acesso a todos os indicadores que o gerente de projetos julgar necessários.

3. Avaliar o status do projeto

Um dos papeis fundamentais do gerente de projetos é definir quais indicadores são relevantes para o projeto. Um monitoramento eficiente vai depender do acesso a informações pertinentes durante todo o ciclo de vida do empreendimento. Toda informação armazenada na base de dados de um projeto não tem propósito se os gestores não souberem como devem apresentar essas informações aos tomadores de decisão.

Se você já saiu de alguma reunião com a sensação de que foi inundado de número sem nenhum significado prático em termos estratégicos, sabe o preço que a falta de aplicabilidade dos números cobra da organização do seu projeto. De nada adianta passar horas em cima de dados sem que seja possível tomar decisões a partir deles.

4. Conhecer os principais indicadores de uma organização

Uma das coisas que os gerentes de projetos devem ter em mente é que nem todos os indicadores são relevantes ou levarão a alguma ação mais assertiva. A dica aqui é focar no objetivo e aí sim casar as informações relevantes. Por isso é tão importante disponibilizar de um software de gestão que atenda às necessidades do projeto. Assim os gestores podem emitir relatórios a qualquer momento com indicadores que realmente farão diferença na tomada de decisão.

É o casamento de informações com os indicadores certos que podem ser utilizados para analisar e monitorar o desempenho de processos. O que isso significa na prática? Significa que o gerente de projetos terá uma fotografia exata do projeto incluindo todas as pendências e a produtividade dos profissionais envolvidos. São dados que serão úteis inclusive em futuros projetos. No momento da contratação, o gestor saberá quais parcerias funcionaram e quais causaram atrasos e elevaram os custos do empreendimento.

5. Criar métricas de gerenciamento

Qual gerente de projetos não quer detectar potenciais problemas antes que a situação fique crítica? Esse é justamente um dos papeis fundamentais dos indicadores de desempenho. Com a possibilidade de visualizar o andamento das atividades de cada área do projeto separadamente, é possível estabelecer métricas e melhor o desempenho em cada etapa do processo.

No nosso próximo post vamos abordar as funcionalidades dos indicadores de desempenho na gestão de documentos em projetos de engenharia e trazer exemplos de indicadores relevantes para o seu projeto.