Blog GED em Projetos de Engenharia

Um dos maiores desafios em gestão de projetos de engenharia de alta complexidade está no fato de que empresas de diferentes setores de atuação trabalham em conjunto. Por abranger inúmeras áreas de diversas unidades organizacionais, as decisões dos gestores têm um impacto direto no sucesso do empreendimento.

Com tantos profissionais envolvidos, o fluxo de informações também é elevado. É aí que entra um fator-chave na atuação do gerente de projetos: a comunicação. Estima-se que 80% do tempo de trabalho do gerente de projetos é gasto na troca de informações entre a equipe, as partes interessadas, o cliente e o investidor. Independentemente do meio pelo qual ocorra essa troca de dados, uma comunicação eficiente é a base de todo empreendimento. Foi justamente essa a conclusão de um estudo realizado pelo Project Management Institute (PMI).

O instituto realizou uma ampla pesquisa sobre o tema e chegou a alguns dados bastante interessantes em termos estratégicos. As organizações consideradas altamente eficientes quando o assunto é comunicação atingem os objetivos traçados em 80% dos projetos. Enquanto apenas 52% das empresas ditas minimamente eficazes neste quesito alçam as metas.

O processo de comunicação também afeta a pontualidade dos projetos. Empresas efetivas neste setor entregam 71% dos projetos no tempo acordado, enquanto aquelas que não apresentam um processo de comunicação eficaz entregam apenas 37% dos projetos em tempo hábil. Em termos de orçamento o placar entre o primeiro e o segundo grupo é de 76% versus 48%.

Os dados desta ampla pesquisa foram divulgados no relatório “PMI’s Pulse of the Profession™ In-Depth Report: The Essential Role of Communications”

4 formas de melhorar a comunicação em projetos de engenharia

Um relatório divulgado pela empresa norte-americana PWC mostra um quadro bastante semelhante aos dados divulgados pelo PMI. No material, os executivos relatam que as organizações com um processo de comunicação eficaz e eficiente são mais propensas a seguir o escopo, a ter um padrão de qualidade satisfatório e a trazer benefícios ao empreendimento.

De acordo com o gerente de capitais e de projetos Graham Colborne “um processo de comunicação adequado mantém os stakeholders engajados e o time de profissionais motivados”. Este foco de abordagem também é explorado no livro “Gerenciamento da Comunicação em Projetos”. Segundo os autores, a maioria dos problemas em projetos surge de falhas na comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do gerente de projetos em administrar as comunicações.

Se a comunicação é um item tão caro aos projetos de engenharia, o que falta às empresas para implementar um sistema que atenda às necessidades do projeto? A seguir, vamos apresentar 4 dicas de como melhorar o processo de comunicação em projetos de engenharia.

1. Posicione a comunicação de forma estratégica

A despeito dos diversos interesses e de possíveis diferenças culturais, a conexão de todos os atores envolvidos no projeto é fundamental para alinhar os objetivos. E esse é justamente um dos papeis mais importantes da comunicação. Esse processo viabiliza o trabalho do gerente de projetos ao permitir que as metas sejam compartilhadas, o que aumenta o comprometimento da equipe.

Sem ferramentas que possam apoiar suas decisões, o gerente de projetos corre o risco de incorrer num erro bastante comum: focar nas tarefas em vez de visualizar o quadro geral da comunicação no empreendimento.

Acontece que, com o ritmo atual dos negócios, a comunicação acaba se tornando uma mera lista de tarefas a serem cumpridas.  O resultado disso são reuniões canceladas, relatórios ignorados e perguntas que nunca são respondidas.

2. Faça da comunicação um esforço conjunto

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

Para que a comunicação funcione de forma efetiva, todos os envolvidos no projeto devem participar desse processo. Trabalhar a comunicação como um esforço em grupo significa manter todas as partes interessadas alinhadas. Esse processo está diretamente ligado ao feedback que os profissionais recebem.

Os gestores devem ter em mente que os profissionais envolvidos do projeto irão executar o que eles entenderam que os stakeholders querem. Sem um feedback desses stakeholders eles não podem ter certeza de que estão no caminho certo.

3. Faça com que as informações sejam acessíveis

Uma das principais ações para viabilizar o processo de comunicação é garantir que todos os interessados possam acessar as informações necessárias sempre que for preciso. Esse é um dos segredos de uma comunicação bem-sucedida.

Dispor de um sistema eficiente para gerenciar todos esses dados é uma forma de garantir que o fluxo de informações irá fluir da forma necessária. Por isso que, cada vez mais, as companhias utilizam softwares de gestão que permitam gerar, disseminar, armazenar, recuperar e descartar informações do projeto de forma rápida e segura.

4. Considere a opinião de terceiros

O processo de comunicação torna-se obsoleto na medida em que sempre os mesmos stakeholders tomam decisões ano após ano. Ao ouvir opiniões externas, a organização torna o processo de decisão mais dinâmico, o que facilita na identificação de riscos e a visualizar erros potenciais.