Blog GED em Projetos de Engenharia

Os gerentes de projetos mais experientes sabem que raramente o andamento das atividades ocorre exatamente conforme o planejado. Muitas vezes, um período de crise chega nos momentos menos esperados. Este cenário, no entanto, pode significar uma grande oportunidade para a gerência de projetos se destacar e mostrar seu potencial de gestão diante das adversidades.

A postura do líder diante de momentos de incerteza é um dos temas abordados no livro “Landing in the Executive Chair”. Há mais de 30 anos, a autora Linda Henman orienta executivos que comandam as principais empresas norte-americanas.

Linda fala sobre o que um líder deve aprender com o intuito de se preparar para um período de crise e quais ações realmente funcionam diante deste cenário. No livro, a autora faz uma analogia com um provérbio o inglês e a gestão de um projeto durante um período de crise “a smooth sea never made a skilled mariner” (em tradução livre, um mar calmo nunca fará um marinheiro habilidoso):

“Eu posso atestar que um projeto que ocorre sem grandes percalços nunca fará um gerente de projetos hábil. Como gestora, participei de diversos projetos de alto risco que falharam. Da mesma forma que precisei tocar empreendimentos em períodos de crise. Essas experiências me deram a oportunidade de demonstrar minha capacidade de liderança” – Linda Henman, há mais de 30 anos ela orienta os gestores das maiores companhias norte-americanas.

Apesar de o livro ser voltado a grandes executivos, há diversas lições que também estão relacionadas com a gestão de projetos. A seguir, separamos cinco lições do livro que podem ser aplicadas pelos gerentes que comandam projetos de engenharia de alta complexidade.

5 lições valiosas para os gerentes de projetos enfrentarem um período de crise

1. Crie mecanismos para visualizar os sinais negativos

Uma das formas de se preparar para momentos de crise é elaborar formas de perceber os sinais iniciais de que seu projeto está passando por dificuldades. Esteja atento às reclamações e a uma possível resistência a mudanças devido à inovação tecnológica por parte dos seus clientes, stakeholders e membros do projeto.

Não ignore o que eles têm a dizer. Essa troca de ideias e informações dentro da empresa é uma das principais formas de avaliar e monitorar a causa de potenciais problemas. Produza atividades de comunicação para garantir que as partes interessadas estejam engajadas ao processo de comunicação.

Questione se o sistema de gestão adotado pela sua empresa realmente atende as necessidades de comunicação. A emissão de relatórios ocorre de forma eficaz? As reuniões são produtivas? O seu projeto atende às atividades das partes interessadas?

2. Se você não pode evitar um período de crise, ao menos aprenda a contê-lo

Depois que a crise já estiver instalada, a primeira reação dos gerentes de projetos é querer conter a situação o mais rápido possível. É por meio de informações precisas que será possível identificar as causas reais da atual situação e suas ramificações. Em seguida, é preciso agir de forma rápida e decisiva. É imprescindível comunicar corretamente a equipe e de forma ética.

Existem ferramentas de gerenciamento de crises com as quais o gestor de projetos deve saber lidar sempre que um evento que pode prejudicar o projeto ocorrer. Segundo Linda Henman, esses três elementos são comuns para a maioria das ocorrências de gestão de crises:

• Ameaça ao projeto
• Elemento surpresa
• Tempo de decisão curto

Todos estes itens são especialmente afetados pela revolução tecnológica. A consultora de gestão em crises internacionais Melissa Agnes avalia que as mídias sociais, as notícias em tempo real e a tecnologia móvel mudaram o cenário de gestão de crises.

Segundo a consultora, essas mudanças incluem: expectativa elevada entre os stakeholders no que diz respeito a comunicação de duas vias e a transparência diante da crise; necessidade de amplificar a capacidade das organizações em fornecer respostas rápidas, a dificuldade crescente em criar uma versão própria e um posicionamento unilateral sobre as causas e as consequências da crise.

Melissa vai além ao afirmar que “Independentemente da vontade dos gestores, essa é a atual realidade do gerenciamento de crises. A capacidade de a empresa responder de forma positiva vai depender da habilidade da equipe em gerenciar esses desafios do cenário digital em tempo real”.

3. Encare a realidade, mas seja otimista

Chega um momento em que devemos reconhecer formalmente que uma crise ocorreu e comunicar isso para todos. Não ignore ou negue a urgência e a gravidade da crise. Em vez disso, enfrente e assuma o controle da situação. Como gerente de projeto, o seu trabalho é resolver a situação da melhor maneira possível.

Acontece que, além de demorarem a encarar a situação, muitos gestores entram em pânico e assumem posturas pessimistas durante um período de crise, o que impacta de forma definitiva o projeto.

O resultado dessa postura é que os membros da equipe vão gastar mais tempo analisando a crise do que tentando trabalhar para resolvê-la. Por isso, é melhor ser realista e comunicar a situação de forma genuína, fazer uma avaliação sensata da situação e ser otimista na busca de soluções. A principal orientação aqui é: mantenha seu time envolvido para encontrar soluções.

4. Foque na comunicação

No momento em que a crise emerge, as pessoas que fazem parte da companhia ou do projeto procuram por um líder capaz que orientá-las em relação aos próximos passos. Cabe ao gerente de projetos divulgar os fatos, definir a situação e fornecer saídas plausíveis. Só assim sua equipe estará confiante de que a situação está em boas mãos.

Como gerente de projetos, considere o que precisa ser feito com o intuito de minimizar a crise. É fundamental responder a algumas questões, tais como: quais ambiguidades precisam ser esclarecidas? Que questões devem ser comunicadas e quais desses itens mais preocupam as pessoas? Sua linguagem corporal está em sintonia com o que você diz e escreve às pessoas?

5. Incentive e escute as pessoas, mesmo aquelas com opiniões contrárias

Depois que a crise está instalada, crie mecanismos para que o seu projeto volte ao curso o quanto antes. Com certeza você quer que o seu time e os stakeholders estejam abertos e sintam-se livres para expressar todas as possíveis alternativas para resolver os problemas causados pela crise.

Como um gerente de projetos você incentiva debates acalorados e valoriza as diferentes opiniões? Não se esqueça de que o trabalho do gerente não é simplesmente de executar o projeto. Um período de crise exige um replanejamento para solucionar os problemas encontrados no período de execução.