Blog GED em Projetos de Engenharia

Toda empresa busca melhorar a gestão e alcançar resultados consistentes no médio e no longo prazo. Em um contexto de mercados cada vez mais competitivos, a busca por alternativas que permitam à companhia assumir uma posição de destaque diante da concorrência cresce constantemente.

Gianna Rosetti, engenheira e eletricista com ampla experiência em gestão de projetos, considera que a lista de organizações que buscam melhores práticas de gestão aumenta a cada dia, mas poucas conseguem obter resultados efetivos. Em artigo publicado pelo site “Project Management Articles”, Rosetti aponta que, independentemente do porte da companhia, encontrar formas de melhorar a gestão tornou-se uma questão de sobrevivência.

Essa é apenas uma das razões para o aumento da procura de ferramentas que otimizem processos internos e externos. Nos últimos anos, a gestão eletrônica de documentos (GED) passou a fazer parte da agenda das empresas. Acontece que, apesar de muitas companhias adotarem o sistema, poucas olham para esses dados de forma estratégica.

Os benefícios dos softwares de gestão em projetos de engenharia

A pressão em entregar um projeto em tempo hábil e de acordo com o escopo recai sobre o gerente de projetos. Se há algumas décadas os recursos tecnológicos eram apenas um diferencial, hoje essas ferramentas têm um papel decisivo na atuação dos gestores.

Os softwares como serviços (SaaS) passaram a ser um suporte ao aprimoramento dos processos de gestão de modo a garantir ações mais rentáveis e competitivas. A possibilidade de analisar o andamento do projeto, identificar quais setores apresentam problemas e qual equipe trabalha de forma mais eficiente são alguns dos benefícios dessas ferramentas.

A seguir, apresentamos outras vantagens alcançadas com a adoção de software de gestão de documentos em um projeto.

1. Armazenamento dos dados de forma segura

Ao mesmo tempo em que novos recursos tecnológicos surgem a cada dia, cresce a preocupação no que tange a segurança das informações que circulam na rede. Em se tratando de projetos que envolvem documentação sigilosa ou restrita, a atenção deve ser redobrada.

Durante o período de execução de um projeto, é imprescindível garantir que cada colaborador receba a documentação referente à sua função e que os documentos gerenciais não sejam acessados deliberadamente. Um sistema de gestão de documentos, além de aumentar a segurança, controla o acesso dessas informações de acordo com a necessidade de cada empresa.

2. Acesso rápido a qualquer informação

Mais importante do que controlar todos os dados do projeto, é gerenciar esse conteúdo. Ao garantir o acesso à versão correta do documento, os softwares de gestão dão um suporte importante ao trabalho do gerente de projetos – o que permite obter uma análise exata da atual situação do empreendimento e traçar os próximos objetivos.

3. Possibilidade de oferecer feedbacks sempre que necessário

A complexidade é um das características inerentes aos projetos de engenharia. Como esses empreendimentos, na maior parte dos casos, demandam um longo período de execução, é importante apresentar feedbacks constantes tanto aos gestores quanto à equipe.

O compartilhamento eficiente do conteúdo permite que o gerente elabore métricas de atuação da equipe e identifique quais setores carecem de mais atenção. Também é possível detectar quais os gargalos criam impactos negativos e retardam a execução das atividades.

4. Gerenciamento de revisão e aprovação de documentos

Em um projeto de engenharia, o fluxo de informações é constante. Quanto mais abrangente for o empreendimento, maior será o número de documentos emitidos. Além disso, um único arquivo pode ser revisado diversas vezes por diferentes profissionais.

A ferramenta de gestão não apenas facilita esse processo como apresenta formas de coordenar as ações de todos os atores envolvidos. Quando o software aponta para um número de revisões muito alto de um único documento, por exemplo, é sinal de que há algum problema em um ou mais setores do projeto.

5. Fluxo de informações entre escritórios fisicamente distantes

Quem viveu o cotidiano da gestão de um projeto de engenharia até o final dos anos 1990 deve se lembrar das pilhas de papeis acumulados na mesa do gerente. Nesse período, viabilizar o câmbio de dados entre os stakoholders era um desafio.

Hoje o cenário é outro. A internet facilita a comunicação entre escritórios sediados em diferentes estados e/ou países, enquanto os softwares de gestão garantem que essa troca ocorra de maneira segura e eficaz.

A tendência é de que essas ferramentas atendam nichos da indústria cada vez mais específicos. O mais importante é que o software responda a todas as exigências dos gestores e faça com que a troca de informações seja mais fluida e eficiente.