Blog GED em Projetos de Engenharia

Atender às demandas dos stakeholders, manter uma boa relação entre fornecedores e gerenciadora, trabalhar com recursos disponíveis sem exceder o budget – requisitos básicos de uma boa gestão em projetos de engenharia. Os gerentes de projetos de engenharia de alta complexidade têm a dimensão do desafio que é gerenciar tantas variáveis. Com um número elevado de profissionais de diferentes áreas atuando em conjunto, dá para imaginar como o fluxo de documentos nesses empreendimentos é dinâmico.

Fazer a gestão dos documentos de projetos complexos por meio de planilhas é o mesmo que utilizar uma pequena serra para cortar uma árvore. Certamente depois de muito esforço a árvore será cortada, mas o tempo despendido neste processo será muito maior e a qualidade do trabalho, comprometida. Muitas organizações agem de forma semelhante quando o assunto é gestão de documentos.

Isso ocorre principalmente porque essas empresas consideram que implementar um sistema de gestão é sinônimo de custo, burocracia e complicação. Mas o resultado é justamente o oposto. A utilização de software de gestão de documentos permite otimizar os três principais pilares de um projeto: tempo, recursos e produtividade.

Por que adotar um software de gestão de documentos em projetos de engenharia?

A seguir, apresentamos as razões pelas quais sua empresa de engenharia deve implementar um sistema de gestão de documentos e quais os benefícios que essa automatização poderá trazer.

1. Gerencie os custos de forma eficiente

O tema recursos financeiros é sempre o calcanhar de Aquiles de todo gerente de projetos. Como a atual situação exige corte de gastos e redução de custos, muitos diretores enxergam os softwares de gestão como uma despesa ou entendem que os recursos disponíveis internamente já atendem suas necessidades.

Mas as pesquisas sobre a comunicação em projetos do setor mostram um cenário bastante diferente. Acontece que, para alcançar os resultados esperados, o software por meio do qual se faz o gerenciamento da documentação deve ter uma característica em especial: a customização. Somente atendendo às demandas de cada projeto é possível implementar um sistema que traga os resultados esperados.

O gerenciamento eficiente dos custos é consequência deste processo. Com o acesso a dados relevantes, o gerente de projetos pode identificar lacunas que geram desperdício de recursos e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade da equipe.

2. Mais segurança no acesso e na troca de dados

Não é sem razão que temas como Big Data e a segurança das informações compartilhadas na rede são assuntos constantemente debatidos. Apenas garantir o acesso a informações estratégicas já não é o suficiente. As empresas envolvidas no projeto precisam estar seguras de que somente os profissionais autorizados terão permissão para analisar os dados pertinentes ao projeto.

Esse fator é especialmente importante em se tratando de informações sigilosas. Um software de gestão permite que o gerente de projetos limite o acesso do usuário, um recurso que garanta que todas as informações estão protegidas.

3. Crie processos de análises eficientes

Você já deve ter ouvido falar no método PDSA (do inglês, planejar, desenvolver, estudar e agir). Criado por W. Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade, o método é uma evolução do termo que o originou, o PDCA. O que mudou da segunda sigla em relação à primeira foi apenas uma letra. O “c” de check (checar/verificar) deu lugar ao “s” referente ao verbo study (estudar).

O que pode parecer uma simples mudança semântica tem um significado bastante prático. A partir do momento em que se reconhece a importância de analisar os processos com o intuito de desenvolver um aprendizado e gerar um novo conhecimento, cria-se também a necessidade de otimizar o acesso aos dados que irão viabilizar esse estudo. Só assim é possível ter uma visão mais abrangente do projeto.

E é justamente este o papel dos softwares de gestão de documentos. A ferramenta atende a uma área basilar a todo projeto: a comunicação. Com a possibilidade de visualizar o progresso das atividades e analisar a performance da equipe, o software auxilia os gestores a elaborar estratégias mais efetivas, além de alinhar os colaboradores com os objetivos da empresa. Trata-se de um controle que permite uma atuação mais efetiva em todo o processo de desenvolvimento do projeto.

4. Ganhe tempo

Como todo empreendimento de grande porte, a demanda de um projeto de engenharia é crescente. Conforme as solicitações aumentam, o número de documentos também é cada vez maior. Por isso, os softwares de gestão precisam ser escaláveis. Isso significa que o gerente de projetos deve contratar um produto capaz de suportar novas solicitações.

Em nosso último ebook, nós já apresentamos alguns estudos realizados pela Comunidade Global de Profissionais da Informação (AIIM) que mostram como o tempo de um profissional é desperdiçado com a simples ação de procurar documentos.

Com um sistema de gestão de documentos eficiente é possível centralizar as ações de emitir relatórios, apontar para a necessidade de aprovar um documento e emitir um laudo – o que permite que o gerente de projetos visualize o andamento de todos os trâmites.

Com a possibilidade de acessar online os dados do projeto e consultar desenhos técnicos das obras em qualquer computador a qualquer momento, os profissionais envolvidos no projeto conseguem fazer uma gestão eficiente do tempo. Sem essas funcionalidades, os gestores e toda a equipe acabam acumulando funções e os engenheiros perdem um tempo precioso procurando documentos, o que torna o processo bastante improdutivo.