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“Sem um software GED, muita coisa poderia passar despercebida”, diz gestor do projeto UHE Três Irmãos

Como todo investimento de longo prazo, a construção de usinas hidrelétricas (UHEs) demanda um controle rigoroso de cada etapa para garantir a qualidade na entrega final do projeto. Os gastos com a manutenção desse tipo de projeto são reduzidos. Por outro lado, o custo de desenvolvimento é alto.

A automatização e o monitoramento efetivo dos processos geram um retorno significativo em termos de redução de custos e aumento da produtividade. Adotar ferramentas para gerenciar a documentação desses empreendimentos é uma forma de garantir que tudo que está sendo construído passou por um rigoroso processo de análise e que a equipe está trabalhando com a última versão do documento.

Foi justamente a necessidade de ter o controle completo do projeto e reduzir os erros das operações que incentivou a empresa CSE Energia a adotar o software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) KeepControl.

 

O projeto

A CSE Energia é responsável pela administração, operação e manutenção da UHE Três Irmãos. Localizada no município de Andradina, no estado de São Paulo, a usina possui cinco unidades geradoras e capacidade instalada de 807,5 MW.

Foi para reestruturar o quinto gerador de energia que a empresa iniciou o projeto UG05 – UHE Três Irmãos. Logo nas fases iniciais, o engenheiro eletricista – responsável pela Engenharia do Proprietário – Jaime de Pádua Ferreira percebeu a necessidade de tornar mais eficaz a gestão dos documentos, que até então era feita por meio de planilhas Excel.

“Pela minha experiência na gestão de outros projetos, sabia que seria muito trabalhoso gerenciar a documentação utilizando somente planilhas, sendo que, sem um software GED, muita coisa poderia passar despercebida”, avalia o engenheiro.

 

O desafio

A troca de documentos do projeto UG05 – UHE Três Irmãos ocorre entre três escritórios: Andritz Hydro (fornecedor eletromecânico), CSE Energia (Engenharia do Proprietário) e Tijoá (cliente).

Como tempo é o principal gargalo na operação de uma empresa projetista ou fornecedora de equipamentos, é essencial otimizar os processos de análise, revisão e emissão dos documentos para garantir a entrega da obra dentro do cronograma.

Abandonar a gestão em planilhas foi o primeiro passo para dar mais eficiência no gerenciamento das informações do projeto. O que só seria possível com a adoção de um sistema GED capaz de automatizar processos de um projeto com foco em soluções eletromecânicas.

 

A solução

Uma vez identificada a necessidade de centralizar e ter mais controle na gestão de documentos, os gestores do projeto optaram pelo KeepControl por considerar que, de todos os sistemas, é o que melhor atende às exigências do projeto.

Os analistas encarregados pelo desenvolvimento do sistema estudaram o workflow do empreendimento e definiram, com o apoio da CSE Energia, quais os parâmetros deveriam ser implementados no sistema para dar agilidade e centralizar o fluxo de trabalho das empresas envolvidas no projeto.

Além de implementar o fluxograma, os especialistas da Netprecision adaptaram a norma de codificação para que a tramitação de documentos fosse rápida e eficaz, sem processos redundantes.

gestão de documentos GED em projetos de engenharia

Resultados alcançados

Além de garantir agilidade e a segurança na troca de documentos, o GED KeepControl possibilitou o controle total do projeto por meio de mecanismos de rastreabilidade da documentação.

“A reformulação da quinta unidade geradora da UHE Três Irmãos, com a garantia de controle do GED KeepControl foi fundamental para o processo de tramitação dos documentos do projeto. Além de atender todas as demandas, o suporte dado aos usuários, após a implementação do sistema, foi um diferencial para o trabalho de toda a equipe” – Jaime de Pádua Ferreira engenheiro eletricista e gerente de projeto CSE Energia.

By |Case|0 Comentários

Sobre o autor:

Graduado em Ciências da Computação pela Universidade Federal de Santo Catarina (UFSC), especialista em gestão de documentos em projetos complexos. Diretor da Netprecision, empresa que há 14 anos fornece soluções em (GED) para o mercado de engenharia e PMEs.

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